Cadastros
Os cadastros são a base de dados mestre do GN.Fast: produtos, clientes, usuários, formas de pagamento e todo o resto que alimenta as vendas, o estoque e o fiscal. Quase todo problema em uma venda ou numa nota nasce aqui — num cadastro incompleto.
A base de tudo
Antes de vender, emitir nota ou movimentar estoque, o sistema precisa saber com o que está lidando: qual produto, para qual cliente, recebido de que forma. É isso que os cadastros guardam. Eles são consultados o tempo todo pelos outros módulos, então um dado faltando aqui vira um erro lá na frente.
A regra que vale lembrar: quase todo problema de venda ou de fiscal é, na verdade, um problema de cadastro. Produto sem NCM ou sem situação tributária faz a nota ser rejeitada. Cliente sem endereço trava a NF-e. Produto sem preço de custo distorce o relatório de lucro. Quando algo der errado adiante, o primeiro lugar para olhar é o cadastro que originou aquele dado.
Produtos: o cadastro mais importante
O produto é o cadastro central do sistema. Ele alimenta o PDV, as vendas, o estoque, as compras e o fiscal ao mesmo tempo — por isso é o que mais compensa preencher bem.
Um produto reúne a parte comercial (código de barras, preços de custo e de venda, categoria, marca), a parte de estoque (se controla saldo ou não, unidade de medida) e a parte fiscal (NCM, situação tributária, origem). Cada uma dessas informações é lida por um módulo diferente na hora certa: o preço no PDV, o custo no relatório de lucro, o NCM e o CST/CSOSN na emissão da nota.
/produtos ou na regra de tributação e emita de novo.Os campos-chave de um produto
Estes são os campos que mais impactam vendas, estoque e fiscal. Preenchê-los corretamente resolve a maioria dos problemas antes que eles apareçam.
/categorias e /marcas.Clientes, usuários e formas de pagamento
Além dos produtos, três cadastros aparecem em quase toda operação.
Clientes (/clientes) guardam CPF/CNPJ e endereço. Para venda anônima à vista no balcão, o cliente é opcional; para NF-e, venda a prazo ou nota identificada, o endereço completo é obrigatório — sem ele a nota não fecha.
Usuários (/usuarios) definem quem acessa o sistema e o que cada um pode fazer. É no perfil do usuário que se libera ou trava a permissão de alterar preço no PDV: com ela, o operador dá desconto no balcão; sem ela, o preço fica no valor de tabela. Se um caixa precisa dar desconto e não consegue, o ajuste é aqui, não no PDV.
Formas de pagamento (/formasPagamento) listam como a empresa recebe — dinheiro, cartão, PIX, a prazo. As Taxas de pagamento (/taxas-pagamento) registram o percentual que a maquininha ou o gateway desconta em cada modalidade, para o valor líquido aparecer correto no financeiro.
/usuarios. Detalhes em PDV — Frente de caixa.Todas as telas de cadastro
O grupo de cadastros reúne a base mestre do sistema. Nem toda empresa usa todas — uma loja de varejo vive em produtos e clientes; uma prestadora de serviço usa serviços e categorias de serviço; uma transportadora usa veículos e transportadoras.
Erros comuns de cadastro
A maioria dos travamentos de venda e de nota tem origem em um destes pontos. Vale conferir antes de operar em produção.
Produto sem NCM ou sem situação tributária compatível com o regime: rejeita a nota. Cliente sem endereço completo: trava a NF-e. Produto sem preço de custo: distorce o relatório de lucro sem dar erro visível. Unidade de medida errada (produto por unidade marcado como peso): faz o PDV aceitar quantidade com vírgula onde deveria ser inteira. Forma de pagamento sem taxa configurada: o financeiro registra o valor bruto em vez do líquido recebido.