Entradas e compras

O que são as entradas

Entrada é o registro de que a mercadoria chegou na sua empresa. É o que faz o estoque subir e o que dá base ao custo do produto — sem entrada, o saldo nunca aumenta e a venda começa a acusar falta de produto que fisicamente está na prateleira.

Toda compra de mercadoria para revenda ou de insumo para produção deveria virar uma entrada. Você tem três caminhos para lançá-la: importar o XML da nota que o fornecedor emitiu (o mais rápido e sem erro de digitação), lançar uma compra manual quando não há XML, ou registrar a partir de uma cotação que você mesmo pediu.

Importação de XML: o jeito mais limpo

Quando o fornecedor vende para o seu CNPJ, ele emite uma NF-e contra você. Essa nota tem um XML — o arquivo oficial da operação — e é dele que o GN.Fast tira tudo: os produtos, as quantidades, os valores, os impostos. Importando o XML em /compraFiscal, você não redigita item por item: o sistema lê a nota e monta a entrada pronta para conferência.

De onde vem o XML? Do próprio fornecedor (por e-mail, pen drive, portal) ou da Manifestação do destinatário, em /dfe. A SEFAZ guarda todas as notas emitidas contra o seu CNPJ, e a manifestação é onde você as consulta e baixa o XML — a origem mais confiável, porque é a nota oficial direto da fonte. Veja como funciona em Emissão fiscal.

Importando uma entrada por XML

O caminho completo, do arquivo até o estoque atualizado. As primeiras vezes pedem atenção no vínculo dos produtos; depois disso vira rotina.

1. Obtenha o XML da nota do fornecedor — baixe pela Manifestação em /dfe ou use o arquivo que o fornecedor enviou.
2. Importe o arquivo em /compraFiscal. O sistema lê a nota e mostra os itens, as quantidades e os valores exatamente como o fornecedor emitiu.
3. Vincule cada item ao seu produto interno. O código do produto no fornecedor raramente é igual ao seu — o vínculo diz ao sistema que "o item X da nota é o meu produto Y". Feito uma vez, ele é lembrado nas próximas compras do mesmo fornecedor.
4. Cadastre na hora os itens que ainda não existem no seu catálogo: a importação permite criar o produto a partir dos dados da nota, sem sair da tela.
5. Confira o custo de cada item — é o valor da nota que vai alimentar sua margem. Ajuste preço de venda e demais dados do produto se for o caso.
6. Confirme a entrada. Só então o estoque sobe e a compra passa a existir no financeiro e nos relatórios.

Compra manual: quando não há XML

Nem toda entrada tem nota eletrônica. Compra de produtor rural, nota de outro modelo, aquisição sem documento fiscal eletrônico — nesses casos a entrada é lançada à mão em /compraManual.

O princípio é o mesmo da importação, só que você digita os itens e as quantidades em vez de o sistema lê-los do arquivo. Vincula os produtos do seu catálogo, informa o custo e confirma. O resultado no estoque é idêntico ao de uma compra por XML; a diferença está só na origem do dado.

As telas de entradas e compras

O grupo de compras reúne o lançamento, o acompanhamento e a negociação de preço com fornecedores.

Cotação: comprar melhor

Antes de fechar uma compra, muitas vezes vale pedir preço para mais de um fornecedor. A Cotação, em /cotacao, é onde você monta esse pedido de preço e compara as respostas. É a etapa que antecede a compra: você decide de quem comprar com o preço na mão, e não no chute.

Boas práticas na entrada

Duas conferências evitam a maior parte dos problemas de estoque e de margem lá na frente: o custo e o vínculo do produto. O custo errado distorce a margem em toda venda daquele item; o vínculo errado faz o saldo subir no produto errado, e aí falta um e sobra outro sem explicação aparente.